تکنیک DILO؛ یک روز خود رو جای کارمندتان بذارین 

 

اگه نگران این مسئله هستین که گروه یا کل سازمان تون به طور مؤثری از زمان شون استفاده می کنن یا نه؛ استفاده از بررسی DILO واسه پیگیری و ثبتِ این موارد که واقعا چه کاری، به وسیله کی و واسه چه مدت انجام شده، روش ای آسون و روشن واسه رسیدن به پاسخه.

با این بررسی می تونین سوالای زیر رو مطرح کنین:

• افراد بیشتر زمان خود رو هدفمند سپری می کنن؟
• انرژیای اونا متمرکز بر وظایف هدف محوره یا متمرکز بر لذت بخش ترین و آسون ترین وظایف؟
• افراد در سطح درستی از جزئیات کار می کنن؟
• اونا کار رو خوب به بقیه محول می کنن؟
• حجم کار افراد با تجارب اونا هم خوانی داره؟
• قسمت بزرگ فعالیتای افراد، برنامه ریزی شده یا خودجوش؟

پس از انجام بررسی DILO، درک بهتری از مسائل مربوط به زمان و رقابتای جلو گروه تون دارین و بهتر می تونین به بقیه کمک کنین تا از روز کاری شون، استفاده ی مؤثری داشته باشن.

DILO چیه؟

تکنیک «یک روز از زندگی» اولین بار در سال ۱۹۹۴ در مقاله ای به وسیله فرانسیس گوئیلارت (Francis Gouillart) و فردریک دی استوردیوانت (Frederick D. Sturdivant) با عنوان «Spending a Day in the Life of Your Customers» مطرح شد که واسه سناریوهای تحقیق بازار در بخش تولید متمرکز بود. شمام با تمرکز بر فعالیتای گروه تون، می تونین وسیله مشاهده ای قدرتمندی به وجود بیارین که از تجارب روزانه اعضا استفاده می کنه و مروری واقع گرایانه ای بر روزهای کاری اونا داره.

با DILO می تونین وظایف افراد رو شناسایی کنین و نقشایی رو که اونا به عنوان بخشی از کار روزانه شون اجرا می کنن؛ مورد بررسی بذارین. می تونین مشکلات و رقابتای عملیاتی روزمره شون رو به طور روشن ببینین و روشایی واسه رسیدگی به اونا کشف کنین. وقتی تصویر شفافی از روش استفاده از زمان داشته باشین، دیگر احتیاجی نیس در مورد چیزی که رخ می ده فرضیه پردازی کنین و هنگام تخصیص منابع احتمالی دچار اشتباه شید.

شما می تونین ببینین که افراد چقدر از زمان شون رو صرف کارایی می کنن که ارزش آفرینی به همراه دارن (و مردم واسه اونا پول پرداخت می کنن) و چقدر زمان صرف کارایی می شه که ارزش آفرینی ندارن؛ بعد هم به جای اونکه وقت خود رو بیهوده صرف مشکلات فرضی کنین، می تونین به حل مشکلات واقعی بدین.

مثلا به خلاصه یک ساعت از زندگی کارمند فرودگاه در شکل زیر دقت کنین. اندازه رتبه بندی از ۱ (کم) تا ۵ (زیاد) بوده و نشون دهنده ی استفاده ی مؤثر از زمونه.

قدرت واقعی DILO اینه که باعث می شه باب گفت وگو دور و بر اینکه چه کاری به وسیله کی باید صورت بگیره باز بشه. همیشه بعضی از نتایج تعجب آور هستن: اون چیزی که فکر می کنین افراد وقت خود رو صرف اون می کنن و چیزی که واقعا انجام میدن، دو چیز متفاوت هستن.

استفاده از بررسی DILO

هفت مرحله زیر رو دنبال کنین:

مرحله ۱: محدوده خود رو مشخص کنین

محدوده بررسی شما از راه اهداف کلی تون؛ فرایندها، فعالیتا و کارایی که نیاز به بررسی اونا دارین و همین طور افرادی که باید در اون شرکت کنن مشخص می شه.

می خواید مراحل ویژه ای رو بهبود بدین؟ یا می خواید استرس گروه خاصی رو کم کنین؟ یا منابع جدیدی رو جانشین کنین؟ اگه کار خود رو با روشن ساختن اهداف بررسی شروع کنین، می تونین از این تکنیک بیشترین حد بهره رو ببرین.

وقتی اهداف روشنی دارین، می تونین مشخص کنین که کدوم گروه ها و افراد باید در بررسی تون شرکت کنن. در صورت امکان، افراد مختلفی رو اضافه کنین که فعالیتای کلیدی مشابهی رو انجام میدن چون که می تونین از روشای متفاوتی که افراد واسه انجام نقشای مثل استفاده می کنن چیزای زیادی یاد بگیرین.

چارچوب زمانی بررسی DILO خود رو هم در نظر داشته باشین. نام این بررسی شامل اینه که به بررسی وظایف روزمره می پردازید، اما این وظایف رو در طول دوره ای یک روزه، یک هفته ای یا یک ماه مورد بررسی قرار میدید؟ هر چه بیشتر ادامه بدین، تصویر دقیق تری به دست میارید اما باید طول این زمان رو با سعی لازم واسه جمع آوری داده ها و بررسی اونا هماهنگ کنین.

مرحله ۲: هدف تون رو بگید

قبل از شروع بررسی DILO، باید به همکاران و اعضای گروه توضیح بدین که چیجوری از اطلاعات استفاده می کنین. تأکید کنین که از داده های جمع آوری شده به خاطر بهبود روش کارکرد فرایندها استفاده می کنین، نه واسه آزمایش کارکرد فردی اونا.

اگه افراد فکر کنن که مورد بررسی و قضاوت قرار می گیرن، ممکنه روش کارکرد خود رو به اشتباه گزارش داده یا اونو تغییر بدن.

مرحله ۳: شکلای مختلف فعالیت و فعالیتای اصلی رو شناسایی کنین

واسه جمع آوری داده های بررسی DILO و به خاطر ایجاد ارقام قابل استفاده و قابل اطمینان باید مجموعه کامل ای از شکلای مختلف دسته بندیایی رو داشته باشین که نشون میدن افراد چیجوری زمان خود رو صرف فعالیتای مختلف می کنن.

فعالیتای اصلی بستگی به کاری دارن که به بررسی اون می پردازید، اما معمولا شامل موارد زیر می شن:

• مدیریت
• وظایف روزمره
• معطلیا
• زمان انتظار
• فعالیت مربوط به پروژه
• جلسات
• آموزش
• مصاحبه
• سفر

مرحله ۴: کاربرگ DILO خود رو آماده کنین

با استفاده از دسته بندیای فعالیت تون، کاربرگ DILO واسه شرکت کنندگان آماده کنین تا اونو پر کنن. می تونین از الگویی که در شکل بالا ارائه شد استفاده کنین یا اصلا کاربرگ دلخواه تون رو بسازین.

در کاربرگ تون جایی واسه ثبت موارد زیر در نظر بگیرین:

• توضیح مختصری از هر فعالیت از زمانی که فرد اون فعالیت رو شروع می کنه تا لحظه ای که اونو به پایان میرسوند. اگه یه سری از فعالیتای اصلی رو مشخص کردین، از آدما بخواهید تا در صورت ضرورت از اونا استفاده کنن و هر فعالیت دیگری که انجام میدن رو توضیح کنین.
• استفاده از دسته بندیایی که در مرحله ۳ مشخص کردین واسه دسته بندی کار اونا.
• رتبه بندی میزان استفاده ی مؤثر از زمان، از نظر اعضا در مقیاسی از ۱ تا ۵ (۱ یعنی کم، ۵ یعنی زیاد).

فضایی واسه جمع آوری توضیحات دقیق تر اختصاص بدین. نقل قولا، نظرات و مشاهدات، تصویر کلی کار افراد مورد بررسی رو برجسته تر می کنن.

مرحله ۵: بررسی فعالیت شرکت کنندگان رو با همدیگه مقایسه کنین

شما می تونین کاربرگ DILO رو به شرکت کنندگان داده و از اونا بخواهید اونو پر کنن، یا شخص دیگری می تونه داده ها رو جمع آوری کنه. اگه از آدما بخواهید DILO خود رو کامل کنن، کار آسون تر هستش، هر چند داشتن فردی جدا از هم جهت بررسی و ثبت داده ها هم دو امتیاز کلی به دنبال داره.

اول اونکه این مراحل با روز کاری افراد مورد بررسی تداخل پیدا نمی کنه. دوم اونکه وقتی کار فرد دیگری رو بررسی می کنین، آسون تره که روشن تر باشین. فردی که به طور جداگونه به بررسی می پردازه، احتمال بیشتری داره که مدت و وجود هر وظیفه رو به طور دقیق ثبت کنه.

هر فرد بررسی کننده جداگونه باید نسبت به احساسات و نیازای فردی که مورد بررسی قرار میگیره حساس باشه و از انتقاد کردن، نظر دادن، کمک کردن، یا دخالت کردن خودداری کنه. اون حضور داره تا فقط به مشاهده و ثبت بده.

از آدما بخواهید تا زمانای استراحت و ناهار، قرار ملاقاتا و جلسات و زمان خوندن و فکر کردن رو علاوه بر کار زمان بندی شده ی خود ثبت کنن.

مرحله ۶: کاربرگ DILO رو بررسی کنین

وقتی کار ثبت تموم شد، کاربرگا رو جمع آوری کرده و بررسی خود رو آماده کنین.

وظایفی که ارزش آفرینی می کنن (که اونا رو VA می گیم) رو از وظایفی که ارزش آفرینی نمی کنن (NVA) جدا کنین. وظایفی که ارزش آفرینی می کنن، همونایی هستن که مشتریان واسه شون پول پرداخت می کنن یا به نفع محصول یا سازمان تون هستن و ادامه دادن اونا معقولانه به نظر می رسه. وظایفی غیر از این موارد، اونایی هستن که ارزش آفرینی نمی کنن.

بعضی از وظایفی که ارزش آفرینی نمی کنن، مثل بررسی ایمیل یا پر کردن خواسته هزینه ها، لازم و غیرقابل خودداری هستن (که به اونا NVAU گفته می شه و U دلالت بر «غیر قابل خودداری» داره). بعضی دیگر مثل زمانای طولانی که صرف خوندن سایتای خبری می شه، شاید خودداری پذیر هستن (که به اونا NVAA گفته می شه و A دلالت بر «خودداری پذیر» داره) و شاید بخواهید انجام شون رو متوقف کنین.

با توجه به کل داده ها، می تونین فرصتایی رو واسه بهبود مشاهده کنین؛ مثل نیاز به منابع یا کارمندان بیشتر در زمانای خاصی از روز؛ و می تونین مسائلی که باید رفع شن رو هم مورد توجه بذارین، مثل مشکل در کارا به وسیله امور غیرضروری در ساعات پرمشغله.

مرحله ۷: به خاطر پیشرفت، DILOها رو به اشتراک بذارین و برنامه ریزی کنین

هدف کلی بررسی DILO بهبود اثر محیط کاره. پس از اونکه بررسی کامل شد، اطلاعات رو با شرکت کنندگان به اشتراک بذارین و اونا رو به بحث تشویق کنین. می تونین:

• در مورد فرصتا و مسائل صحبت کنین.
• DILOای فردی رو به اشتراک بذارین و در مورد اونا بحث کنین.
• به افراد امکان صحبت در مورد تجربه هاش رو از بررسی بدین.
• در مورد اینکه کدوم نتایج تعجب آور بودن صحبت کنین.
• به افراد کمک کنین تا بهتر به مدیریت زمان بدن تا بتونن عادتای کاری شون رو بهبود دن.
• واسه بهبود، شروع به برنامه ریزی کنین.
• تاریخی واسه بررسی DILO بعدی مشخص کنین تا تغییرات رو ببینین.

بسته به هدف تون از بررسی شرکت کنندگان، اگه DILO به این روش استفاده شه، می تونه مبنایی واسه موندگاری بهبود کارکرد و بررسیای اثر به وجود آورد.

“