دسترسی متن کامل – بررسی موانع و راهبردهای اجرای مدیریت مبتنی بر هدف جهت بهبود عملکرد کارکنان در مرکز …

شاخصهای اصلی کیفیت
اصولاً تعریف شاخصهای قابل اندازه گیری یکی از ملزومات اساسی هر نوع برنامه ریزی است. به هنگام بودن، قابل اطمینان بودن و معنی دار بودن این شاخصها اهمیت فراوانی در تعیین راهبردها، سیاستها و راهکارهای اجرایی دارد.
شاخصها نقش هشــــداردادن به تصمیــم سازان در خصوص وجــود مشکلات بالقــوه و یا پنهان در یکسری زمینه های خاص و یا ادامــه روند مطلوب در زمینه های دیگر است.
تعریف شاخص
استفاده از ملاکها و اصولی که خصوصیات کیفی را در قالب کمیت بیان کرده و آنها را قابل بررسی و ارزشیابی می کند، شاخــــص نام می گیرد، شاخصها معمولاً از نظریه ها، نگرشها و یا موقعیتها سرچشمه می گیرند و مانند علائمی که مسیر را مشخص می کند، می توانند مورد استفاده قرار گیرند. معمولاً برای اطمینان از نتیجه گیریها و نشان دادن شرایط و وضع روانشناختی، جامعه شناختی، فرهنگی بیش از یک شاخص را مورد استفاده قرار می دهند تا احتمال بروز خطاها را به حداقل رسانند. براساس شاخصها می توان به تشریح وضعیت موسســـات از لحاظ برنامه ریزی و یا انجام تحقیقات علمی پرداخت و در روند تغییرات، آنها را بررسی کرد؛ شاخصها معیار مناسبی برای ارزشیابی شمرده می شوند؛شاخصها برای پیش بینی روند کارها مورد استفاده قرار می گیرند.

شاخصها می‌توانند شاخصهای کیفی بوده و نشان‌دهنده‌ی اثر بخشی اقدامات و نتایج مورد انتظار نامشهود و غیرعینی باشند، مثل خروج از خدمت کارکنان یا غیبت آنان به عنوان شاخص برای روحیه یا شکایات ودرخواست خدمات از طرف ارباب رجوع به عنوان شاخص رضایت یا عدم رضایت آنان از سازمان.(موریسی،۱۳۶۸، ۵۸)
۲-۹-۴- چرا از شاخص استفاده می‌کنیم؟
اغلب مدیران پس از تعیین زمینه‌های اقدامات و نتایج مورد انتظار میکوشند هدفها را تعیین نمایند. البته ممکن است بتوان فهرست کاملی ازهدفهایی که مربوط به اقدامات و نتایج مورد انتظار میشوندتهیه نمود، ولی در این بیان امکان بروز اشتباهاتی نیز وجود دارد.
فایده اصلی تعیین شاخصها،گسترش ذهنی افراد و تحرک فکری آنان است که ضمن بحث و تبادل نظر با افراد دیگرکه به نتایج کارخودعلاقمند هستند حاصل میشود.تعیین شاخصها کار تدوین هدفها را تسهیل نموده و به مدیر امکان می‌دهد هدفهای صحیحی را انتخاب نماید، البته در مورد بعضی از زمینه‌های اقدامات و نتایج موردانتظار خصوصاً آنهایی که بصورت پروژه و طرح می‌باشند، هدفها آنقدر واضح می‌باشند که شاید نیازی به صرف وقت برای تعیین شاخص نباشد.
۲-۹-۵- نمونه‌هایی از شاخص ها
فهرست‌ زیر شامل تعدادی از شاخصهایی است که مربوط به زمینه‌های اقدامات و نتایج مورد انتظار مدیران بخش دولتی است.این نمونه‌هابعنوان مثال و برای تحرک فکری شما طرح شده‌اند و مسلماً شاخصهای بسیار دیگری وجود دارندکه ممکن است به کار شما نزدیکتر و مرتبط‌تر باشند.
اقدام و نتیجه مورد انتظار: تولید.
شاخص ها: بازده در ساعت، بازده هر فرد، زمان انجام برنامه، دیرکرد، تعداد مشکلات حل شده.
اقدام و نتیجه‌ مورد انتظار: برنامه‌ریزی عملیاتی.
شاخص ها: حجم کار، جریان کار، تعیین منابع، نقاط کنترل.
اقدام و نتیجه مورد انتظار: روحیه‌ی کارکنان.
شاخص ها: انتقال کارکنان، غیبت، تعداد شکایات، اظهار نظرها، همکاری داوطلبانه کارکنان.
۲-۹-۶- چگونگی تعیین و مشخص نمودن شاخص ها
کارخود را با یک اقدام و نتیجه مورد انتظارکه درآن نتیجه کاملاً واضح و روشن نیست شروع کنید. به تنهایی یا با همکاری سایر افراد و با استفاده از روش تحرک مغزی در مورد انتخاب شاخصهای احتمالی بدون در نظرگرفتن صحت ودرستی آنهابحث وتبادل و فهرستی ازآنها تهیه کنید. فهرست به دست آمده را مرور کرده و آنرا با رهنمودهایی که ذکر شد مقایسه کنید و شاخصهایی را که به نظر شما در مشخص کردن نتایج مورد انتظار مؤثرند، انتخاب نمایید. بعضی از اقدامات و نتایج مورد انتظار ممکن است بیش از یک شاخص داشته باشند و نتیجتاً بیشتر از یک هدف خواهند داشت، در حالی که ممکن است برای اغلب اقدامات و نتایج مورد انتظار یک شاخص و یک هدف تعیین شود. (موریسی،۱۳۶۸)
بخش ششم : هدف گذاری
۲-۱۰- مقدمه
تیین اهداف یکی از اساسی ترین مراحل در فرایند ” مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه” می باشد،در صورت لزوم می توان این مرحله را بطور جداگانه از سایر مراحل انجام داد.تعیین هدف در مورد برنامه ریزی پروژه های خاص،جلسات،امور تجاری ،امور شخصی و یا هر برنامه دیگری که در آن تاکییپد بر حصول نتایج باشد،مورد استفاده فراوان دارد. فعاتیتهایی که بدون هدف انجام می گیرند بی ارزش و یا حداقل بی فایده خواهند بود.
قبل از شروع هر عملیاتی باید هدف وجود داشته باشد، این هدف می‌تواند کاری، شخصی یا گروهی باشد. هر هدف، نقطه‌ای است که شما یا گروهتان باید به آن برسید، گفتنی است که تنها درصورت تحقق هدف است که میتوان ادعا کرد درکار موفقیت حاصل شده است. هر سازمانی نیاز به یک بیانیه روشن از هدفهای خود داردتا بتواند آن را مبنای همه برنامه‌های خود قراردهد و میزان کارایی تصمیمات اتخاذ شده را بر اساس آن اندازه‌گیری کند. انجام برنامه بدون رعایت اهداف سازمانی موجب پراکنده کاری می‌شود. بنابراین تعیین هدفی که واقعاً توانایی برانگیختن انسان را داشته باشد، چندان ساده نیست، اما این سخن به این معنا نیست که نتوان هدفی راطراحی کردکه خاصیت انگیزشی داشته باشد،وجود یک هدف آنقدر با اهمیت میباشدکه لازم است در کار سازمانی به هدف‌گذاری اهمیت زیادی داده شود. (رویلارد، ۱۳۷۵، ص۲)
۲-۱۱- تعریف هدف
هدف، یک خواسته است که شما در جهت دستیابی به آن کوشش خاصی می‌کنید در این مفهوم «خواسته» نتیجه دقیق وملموسی است که شما آمادگی دارید برای رسیدن به آن کوشش کنید. میزان کوشش، همیشه به نوع هدف بستگی دارد.یعنی اینکه شما بایدتشخیص دهیدکه بین هزینه وسود چه رابطه‌ای وجود دارد. هدف عبارت است ازبیان نتایج مورد انتظار که شامل کار مشخص و قابل اندازه‌گیری در یک محدوده زمانی خاص و با هزینه‌ای معین می‌باشد. در تعیین هدف به عوامل زیر باید توجه داشت:
نتیجه مورد انتظار و قابل اندازه‌گیری
چگونگی انجام کار
محدوده زمانی‌ای که کار باید در آن صورت گیرد.
حداکثر هزینه بر حسب واحد پول یا کار یا هر دو عامل
برای تعیین هدف انجام دو نوع تجزیه و تحلیل لازم به نظر می‌رسد:
الف) تجزیه و تحلیل تولید کالا یا خدمات
ب) تجزیه و تحلیل توسعه و بهبود
برای انجام تجزیه و تحلیل فوق از سه راه اجرایی می‌توانیم استفاده کنیم:
بازده کارهای عادی:بازده کارهای عادی واحدرادرنظر میگیریم که بصورت چه نوع محصول یا خدماتی عرضه میگردد. آنگاه معیارهای اندازه‌گیری بازده را تعیین میکنیم
تابراساس آن تعداد واحد از کالا یا خدمات را در زمان پیش‌بینی شده معین نماییم، سپس بر پایه این اطلاعات هدف تعیین می‌شود.
بهبود بازده کارهای عادی: بهبود بازده کارهای عادی، ابتدا نوع محصول یا خدمات تولیدی واحد معین میشود.آنگاه زمینه‌هایی که درآنها بهبود وتوسعه لازم است یا ما علاقمند به بهبود و توسعه آنها هستیم،مشخص گردد.بعد باید ببینیم این توسعه وبهبود تاچه میزان در زمان پیش‌بینی شده قابل تحقق است. بر اساس این اطلاعات می‌توان اهداف را تدوین کرد.